หน่วยที่ 6 การปิดบัญชีและออกรายงานการเงิน

 การเปิดบัญชี และ ออกรายงานงบการเงิน

  สาระสำคัญประจำหน่วย

          การเปิดบัญชีขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่กิจการจะจัดทำงบการเงิน ในการบันทึกรายการเปิดบันชีเป็นการสรุปผลการดำเนินการ จากยอดรวมของบัญชีรายได้ค่าใช้จ่าย และแสดงฐานะการเงินจากบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เมื่อสิ้นรอบบัญชีหรืองวดบัญชีโดยกิจการสามารถจัดทำงบการเงินอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือตามที่กิจการกำหนด เช่น 1 เดือน  3 เดือน 6 เดือน การจัดทำงบการเงินสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางหน้าจอก่อนพิมพ์ โดยตั้งค่าหน้ากระดาษ กำหนดรายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นหัวกระดาษหรือท้ากระดาษ  เลขหน้า ขนาดกระดาษให้เหมาะสมกับข้อมูล  เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดก่อนการพิมพ์ ทำให้ไม่สิ้นเปลือง เป็นการประหยัดในการใช้ทรัพย์ยากรที่ดี

 6.1 การบันทึกรายการเปิดบัญชี

 การบันทึกรายการเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป และผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนปิดบัญชีของธุรกิจบริการและกิจการซื้อขายสินค้ามีลักษณะที่คล้ายกัน  เพียงแต่ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะต้องบันทึกรายการปิดบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนสินค้าที่ขาย

 (Cost Goods Sold) เมื่อเปิดบัญชีแล้วบัญชีประเภทรายได้ ค่าใช้จ่าย และบัญชีกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ณ วันสิ้นสุดงวดบัญชีที่ถูกปิดไม่เหลือยอดอยู่ในบัญชี

 6.1.1  ขั้นตอนบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

     การเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปของกิจการและธุรกิจ ซื้อขาย มีลำดับขั้นตอนการเปิดบัญชี ดังนี้

ขั้น	ธุรกิจบริการ	ขั้น	ธุรกิจซื้อขายสินค้า
1	เปิดบัญชีรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิตรายได้             XX           เครดิต กำไรขาดทุน          XX	1	บันทึกสินค้าคงเหลือ(ต้นงวด) และเปิดบัญชี เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต เดบิต  ต้นทุน                         XX        เครดิตสินค้าคงเหลือ(ต้นงวด)       XX                     ซื้อสินค้า                 XX                     ค่าขนส่งเข้า              XX
		2	บันทึกรายการสินค้าคงเหลือ ปลายงวด ปิด เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเครดิต เดบิต สินค้าคงเหลือ (ปลายงวด)        XX         ส่งสินค้า                            XX         ส่วนลดรับ                          XX         เครดิต ต้นทุนขาย                    XX
2	เปิดบัญชีค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต กำไรขาดทุน                   XX           เครดิต  ค่าใช่จ่ายต่างๆ         XX	3	ปิดบัญชีรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต  กำไรขาดทุน              XX           รายได้อื่น            XX               เครดิตกำไรขาดทุน          XX
3	ปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีกำไรสะสม (กรณีกำไรสุทธิ) เดบิตกำไรขาดทุน                  XX      เครดิตทุน  (หรือกกำไรสะสม)      XX (กรณีขาดทุนสุทธิ) เดบิต ทุน (หรือกำไรสะสม)      XX          เครดิต กำไรขาดทุน                XX	4	เปิดบัญชีค่าใช้จ่ายและต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต ขายสินค้า                       XX          เครดิตต้นทุนขาย                    XX          รับคืนสินค้า                         XX           ส่วนลดรายจ่าย                    XX           ค่าใช่จ่ายต่างๆ                     XX
4	ปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัว (เจ้าของกิจการคนเดียว) เดบิต ทุน                      XX   เครดิต  ถอนใช้ส่วนตัว               XX	5	เดบิต   กำไรขาดทุน           XX เครดิต กำไรสะสม                           XX (กรณีขาดทุนสุทธิ) เดบิต กำไร สะสม               XX เครดิต  กำไรขาดทุน                       XX

 จากตัวอย่างจากตัวอย่าง งบทดลองของร้านกิจไพศาล (หน่วยที่ 4 หน้า

ขั้นตอนในการปิดบัญชี ในสมุดรายวันทั่วไป มีดังนี้

1. เปิดสมุดงานชื่อ  Form2  และเพิ่มแผนงานชื่อ “ การเปิดบัญชี”

2. จัดเก็บสมุดงานใหม่ชื่อ Closing

3. บันทึกลงในการปิดบัญชีมี 5  ขั้นตอน

ขั้นตอนที่  1   เปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ (ต้นงวด)  และบัญชีเกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต

ขั้นตอนที่  2  บันทึกสินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) จำนวน  38,000 บาท และ ปิดบัญชีเกี่ยวข้องกับต้นทุนด้านเครดิต

ขั้นตอนที่  3  ปิดบัญชีรายได้จากการขายสินค้าเข้าบัญชีกำไรขาดทุน

ขั้นตอนที่  4  ปิดบัญชีค่าใช่จ่ายต่างๆ  และต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน

ขั้นตอนที่  5  ปิดกำไรขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีทุน

6.1.2 ขั้นตอนการเปิดบัญชีแยกประเภท

      เมื่อกิจการได้บันทึกปิดรายการได้และค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทั่วไปแล้ว จะต้องผ่านรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปทุกรายการ ซึ่งในการผ่านรายการบัญชีไปแยกประเภททั่วไปนั้น ทำให้การอ้างอิงจาการจดบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป  (ข้ามชีต) โดยปฏิบัติเช่นเดียวกับการบันทึกบัญชีในหน่วยที่ 4  ดังนั้น บัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย  กำไรขาดทุน และถอนใช้ส่วนตัว (ถ้ามี)  ทุกบัญชีจะต้องรวมยอดด้านเดบิต เท่ากับด้านเครดิต  ดังภาพ 6.3
ขั้นตอนที่ 1  ปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ (ต้นงวด) และบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเดบิต

ขั้นตอนที่ 2 บันทึกสินค้าคงเหลือ (ปลายงวด) และปิดบัญชีที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนขายด้านเครดิต

ขั้นตอนที่ 3  ปิดบัญชีรายได้จากการขายสินค้าเข้าบัญชีกำไรขาดทุน

ขั้นตอนที่ 4  ปิดบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ  และต้นทุนขาย (ผลต่าง) เข้าบัญชีกำไรขาดทุน

ขั้นตอนที่ 5 ปิดบัญชชีกำไรขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีทุน

 

 ส่วนบัญชีสินทรัพย์  หนี้สิน  สวนของเจ้าของ (ทุน) จะต้องหาผลต่างเพื่อแสดงยอดคงเหลือยกไปในงวดบัญชีถัดไป  และจะแสดงยอดคงเหลือออกมมา โดยสินทรัพย์มียอดคงเหลือ ด้านเดบิต หนี้สิน และ ส่วนของเจ้าของ (ทุน) มียอดคงเหลือด้านเครดิต ขั้นตอนการปิดบัญชี  ดังภาพ 6.4

ขั้นตอนที่ 1  ผลต่างยอดคงเหลือให้ตัวเลขไปใส่ไว้ด้านตรงข้าง  แสดงเป็นยอดยกไปไว้วัน                สิ้นเดือนหรือสิ้นปี  โดยนำเมาส์มาวางไว้ที่ช่องจำนวนเงินด้านเครดิต ( J7) ใส่เครื่องหมาย = คลิกที่เซลล์  C6 แล้ว Enter จะปรากฏตัวเลข 32,805.00

ขั้นตอนที่ 2   รวมยอดด้วยเดบิตและเครดิตให้เท่ากัน โดยนำเมาส์มาวางไวที่ช่องจำนวนเงินด้าน                  เดบิต (E8) ใส่เครื่องหมาย =คลิกที่เซลล์ E6 แล้ว Enter  จะปรากฏตัวเลข                  45,095.00 ส่วนด้านเครดิต (J8) ใช้สูตร =Sum(J6:J7) แล้ว  Enter หรือแดร็กเมาส์                  แล้วคลิกที่ไอคอน   จะปรากฏตัวเลข 45,095.00

 6.2 การจัดทำงบการเงิน

 งบการเงินธุรกิจการซื้อขาย มีวัตถุประสงค์เช่นเดียวกับธุรกิจบริการ เพื่อแสดงถึงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินของธุรกิจของการสิ้นสุดรอบบัญชีหรือสิ้นงวดบัญชี โดยจัดทำขึ้นอย่างน้อย ปีละหนึ่งครั้ง  งบการเงินประกอบด้วย  งบแสดงฐานะการเงิน  งบกำไรขาดทุน  งบแสดงการเลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ  งบกระแสเงินสด  และหมายเหตุการณ์ประกอบงบการเงิน แต่ในที่นี้จะกล่าวถึงการจัดทำงบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงินเท่านั้น

6.2.1  งบกำไรขาดทุน

 เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นระยะเวลาหนึ่ง  อาจกำหนดไว้ 1เดือน 3  เดือน 6 เดือนหรือ 1 ปี เดือนแล้วแต่กิจการนั้นๆได้กำหนดไว้ถ้าหากรายได้มากกว่าค่าใช้จ่ายก็จะเป็นกำไรแต่ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่ายก็จำกลายเป็นขาดทุนนั้นเอง  ขึ้นอยู่กับดุลพินิจของผู้บริหาร  งบกำไรขาดทุนได้แก่  บัญชีรายได้และค่าใช่จ่าย  ลักษณะที่แตกต่างกันระหว่างธุรกิจบริการกับธุรกิจการซื้อขาย ได้แก่  บัญชีสินค้าคงเหลือและกำไรขั้นต้นที่คำนวณได้จากยอดขายกำไรสุทธิหักต้นทุนขายสามารถทำได้ 2 แบบคือ 

 1 ) งบกำไรขาดทุนขั้นเดียว  (Single –Steg   lncome Statement) เป็นการวัดผลการดำเนินการโดยนำรายได้ทุกรายการหักออกจากค่าใช้จ่ายทุกรายการ  เพื่อหากำไรหรือขาดทุนสุทธิ

2) งบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น  (Multiple-Step  lncome Statement ) เป็นการวัดการดำเนินจากรายได้หลัก เพื่อหากำไรข้างต้น โดยนำรายงานมาหักออกเป็นต้นทุนขายแล้วจึงนำหักค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ  ผลต่างเป็นกำไรสุทธิจากการดำเนินงาน และหักภาษีได้จะได้ผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิ ดังนั้น งบกำไรขาดทุนจึงต้องแสดงผลกำไรหลายขั้น ได้แก่ กำไรขั้นต้น กำไรสุทธิจากการดำเนินงาน กำไรสุทธิจากการหักภาษีเงินได้ และกำไรขาดทุนสุทธิ

 6.2.2 งบเเสดงฐานะการเงิน   (statement of financial position)

     งบแสดงฐานะการเงิน (statement of financial position) หมายถึง การรายงานทางการเงินที่ทำขึ้นตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปเพื่อแสดงให้เห็นฐานะการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นงวด   องค์ประกอบของงบแสดงฐานะการเงิน จึงเป็นรายการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวัดฐานะการเงินของกิจการ ซึ่งได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ

6.3 การพิมพ์สมุดงานออกทางเครื่องพิมพ์

      เมื่อจัดทำแบบฟอร์มและพิมพ์หัวข้อมูลต่างๆ เป็นที่เรียบร้อย ก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ควรมี การกำหนดพื้นที่ในการพิมพ์หรือดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อให้ข้อมูลที่ต้องการมีความถูกต้องและสวยงาม

6.1.3 การตั้งค่าหน้ากระดาษ

    เป็นการจัดรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการสั่งพิมพ์ เช่น ระยะขอบ ขนาดกระดาษ หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ฯลฯ เพื่อให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์และสวยงาม ซึ่งหากไม่ได้กำหนดพื้นที่ ก่อนพิมพ์งานโปรแกรมจักตัดทำการแบ่งแผ่นงานออกเป็นส่วนๆ เท่ากับของการตั้งค่ากระดาษที่ตั้งไว้ แล้วพิมพ์ออกมาให้ทั้งหมด ดังนั้น หากต้องการพิมพ์บางส่วนของแผนงาน จะต้องกำหนดพื้นที่ที่จะสั่งพิมพ์งาน  การตั้งค่าหน้ากระดาษ

ดังภาพ 6.9

1 คลิกเลือก Page Layout

2 เลือกปุ่ม  Size

3 เลือกขนาดกระดาษ A4

4 คลิกปุ่ม View (มุมมอง)

5 คลิกปุ่ม Page Layout เพื่อดูตัวอย่างก่อนพิมพ์

6 แสดงตัวอย่างข้อมูลการพิมพ์บนกระดาษ

นอกจากรายการเลือกระยะขอบ (Marins) ตามที่แบบ Excel ที่เตรีมไว้แล้วนั้น เรายังสามารถปรับขอลกระดาษได้อย่างอิสระ ดังภาพ 6.10

1 คลิกปุ่ม Margins (ระยะขอบ)

2 คลิกเลือก Custorm Margins (กำหนดขอบกระดาษ)

3 กำหนดระยะขอบกระดาษตามความต้องการทั้งด้าน Top (บน) Bottom (ล่าง) Left (ซ้าย) และ Right (ขวา)

4 คลิกปุ่ม (ตัวอย่างก่อนพิมพ์)

6.3.2 การกำหนดหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ

     แท็บเป็นหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ (Header/Footer) การกำหนดหัวกระดาษหรือข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การกำหนดเลขหน้า ข้อความบางข้อความ เพื่อให้ปรากฏบนเอกสารทุกๆ หน้าได้โดยกำหนดไว้ที่แนวหัวกระดาษ เช่น ต้องการให้หัวกระดาษปรากฏ  “การบัญชีกับคอมพิวเตอร์”  และเลขหน้า คลิกหัวกระดาษกำหนดเอง แล้วพิมพ์ในส่วนที่ต้องการ ดังภาพ 6.11

1 คลิกปุ่ม  Custom Header …. หรือ Custom Footer

2 เลือกส่วนที่จะพิมพ์ตามส่วนที่ต้องการ เช่น ต้องการใส่หัวกระดาษปรากฏคำว่า “การบัญชีกับคออมพิวเตอร์”

3 หรือเลือกคำสั่งที่ Excel เตรียมไว้เพื่อเติมข้อมูลอื่นๆ เช่นรูปแบบตัวอักษร  เลขหน้า

วันที่ ชื่อไฟล์ ฯลฯ

4คลิกปุ่ม ok

  

6.3.3 การตั้งค่าหน้ากระดาษแผ่นงาน

ค่าหน้ากระดาษแผ่นงาน ประกอบด้วย แถบเครื่องมือพื้นที่พิมพ์  เพื่อกำหนดกลุ่มเซลล์ที่ต้องการพิมพ์ หัวข้อเรื่องที่จะพิมพ์ แถวที่จะพิมพ์ซ้ำด้านบน คอลัมน์ที่จะพิมพ์ซ้ำทางซ้าย เช่น หากต้องการให้ข้อมูลแถวที่ 1-5  เป็นหัวเรื่องให้ตัวเลือกแถวที่จะพิมพ์ซ้ำค้านบน (เซลล์$1:$5)  ดังภาพที่ 6.12

1 เลือกพื้นที่หัวข้อเรื่องที่ต้องการพิมพ์ซ้ำด้านบน

2 คลิกที่แท็บ Sheet  (แผ่นงาน)

3 คลิกเลือกที่ช่อง Rows to Repeat at top (แถวที่จะเพิ่มซ้ำด้านบน)

4 คลิกปุ่ม ok

6.3.4 การเรียกดูสุดก่อนพิมพ์งาน

เป็นการตรวจสอบงานก่อนพิมพ์งานออกกระดาษ โดยการทำการตรวจสอบงานทางหน้าจอก่อนผลลัพธ์ที่ได้จากหน้าจอจะเหมือนกับการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หากผิดพลาดจะทำได้แก้ปัญหาได้ ดังนั้นการตรวจสอบงานก่อนการคำสั่งพิมพ์สามารถทำได้

ดังภาพที่ 6.13

 1 คลิกปุ่ม office Button

2 เลือกคำสั่ง Print (พิมพ์)

3 เลือก Preview (ตัวอย่างก่อนพิมพ์)

   หลังจากการตรวจสอบความถูกต้องของการพิมพ์และการแบ่งหน้ากระดาษของแผนงาน หากมีข้อมูลจำนวนมาก และปรากฏว่าข้อมูลบางส่วนไม่อยู่ภายในหน้าเดียวกัน และใช้วิธีการย่อสัดส่วนลง เพื่อให้เห็นภาพ ของรายงานทั้งหมด เพื่อให้เห็นว่างานมีความถูกต้องและสวยงามจึงพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อลดความสิ้นเปลืองของกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์อีกด้วย

6.3.5 การพิมพ์สมุดงานออกทางเครื่องพิมพ์

เมื่อกำหนดส่วนต่างๆ ของแผนงานและตรวจสอบความเรียบร้อย ต้องการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ จะแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ

1) การพิมพ์สมุดงานบางส่วน กรณีนี้ก่อนจะสั่งพิมพ์ต้องลากเมาส์ให้คลุมเซลล์ที่ต้องการ แต่ต้องอยู่ในขอบเขตของกระดาษที่ผู้ใช้ตั่งค่าไว้ ดังภาพที่ 6.14

1 คลุมเซลล์ที่ต้องการพิมพ์

2  คลิกปุ่ม office Button

3 คลิกคำสั่ง Print   Print

4 คลิกเลือกรุ่นเครื่องพิมพ์ (Printer Name) ที่ใช้งาน

5 เลือก Print What (สิ่งที่ต้องการพิมพ์) คลิกเลือก Selector (ส่วนเลือก)

6 กำหนดจำนวนสำเนา  (Nunmber of copies)

7 คลิกปุ่ม ok

    2.)การพิมพ์สมุดงานทั้งหน้า เมื่อต้องการใช้ตั้งหน้ากระดาษเรียบร้อยแล้ว  จะมองเห็นขออบเขต ของข้อมูลที่ปรากฏของแต่ละหน้า ผู้ใช้ต้องการสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ดังภาพ 6.15

1 คลิกปุ่ม office Button

2 คลิกคำสั่ง Print   Print

3 คลิกเลือกรุ่นเครื่องพิมพ์ (Printer Name) ที่ใช้งาน

4 เลือก Rrint Range (ช่วงที่ต้องการพิมพ์) คลิกเลือก Page Form (ระบุที่ต้องการพิมพ์)

5 กำหนดจำนวนสำเนา (Nameber of copies)

6 คลิกปุ่ม ok