หน่วยที่ 3 การจัดรูปแบบและการใช้สูตรคำนวณ

หน่วยที่ 3

การจักการรูปแบบและการใช้สูตรคำนวณ

สาระสำคัญประจำหน่วย

         โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรม Microsoft Excel 2010 จัดเป็นโปรแกรมประเภทตารางคำนวณ ที่ใช้สำหรับจัดการข้อมูลที่เป็นตัวเลข โดยสูตรในการคำนวณไม่ว่าจะเป็นสูตรคณิตศาสตร์พื้นฐานหรือสูตรทางการเงินที่มีความซับซ้อน สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการ

บันทึกบัญชีเเละออกเอกวสารต่างๆทางบัญชีได้ การใช้คำสั่งในการทำงานของโปรเเกรม

Microsoft Excel 2010 เช่น การจัดรูปเเบบเซลล์ การคำนวณโดยใช้สูตรอย่างง่าย การใช้ฟังก์ชั่น การเชื่อมโยงข้อมูล เป็นต้น ทำให้การทำงานในเเต่ละสมุดงานมีความสะดวกรวดเร็วเเละสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้

3.1 การจัดรูปแบบข้อมูล

    การบันทึกข้อมูลลงในเว็บไซต์ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือข้อความ เมื่อป้อนข้อมูลลงในเซลล์หากเป็นข้อความจะแสดงชิดซ้ายของเซลล์ ถ้าเป็นตัวเลขจะแสดงชิดขวาของเซลล์ ดังนั้นผู้ใช้จึงสามารถกำหนดหรือปรับรูปแบบในการใช้งานได้ตามต้องการ ซึ่งโดยทั่วไปข้อมูลที่ป้อนนั้นจะกำหนดให้เป็นข้อมูลแบบทั่วไป (General)

3.1.1 รูปแบบข้อมูล

      การแสดข้อมูลในเซลล์มีหลายประเภท ซึ่งขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของการใช้งานที่แตกต่างกัน ซึ่งในการจัดรูปแบบข้อมูลให้คลิกแท็บ Home คลิกเลือก คลิกแท็บ Number จะปรากฏประเภทของการจัดรูปแบบข้อมูล ดังตารางที่ 3.1

ตารางที่ 3.1 ประเภทของการจัดรูปแบบข้อมูล

รูปแบบ	ความหมาย
General	รูปแบบข้อมูลทั่วไปที่ไม่ได้ระบุเฉพาะเจาะจง
Numder	กำหนดให้เป็นข้อมูลแบบตัวเลข สามารถเลือกแสดงเครื่องหมายคั่นระหว่างหลักพัน (ทุก 3 หลัก) หรือไม่แสดงก็ได้ แสดงค่าติดลบเปลี่ยนสีตัวอักษรเมื่อติดลบและกำหนดจุดทศนิยมได้
Currency	ตัวเลขมีเครื่องหมายสกุลเงินนำหน้า มีเครื่องหมาย, คั่นทุก 3 หลัก และวางชิดขวาเซลล์ พร้อมเรียงจุดทศนิยมให้พร้อมตรงกันเสมอ
Acconting	ตัวเลขมีการระบุสกุลเงิน มีการแสดงเครื่องหมายสกุลเงินนำหน้า มีเครื่องหมาย , คั่นทุก 3 หลักสามารถกำหนดหลักทศนิยมได้การวางแบบ Acconting ด้วยตัวเลขชิดขวาและเครื่องหมายสกุลเงินชิดซ้าย ของเซลล์โดยอัตโนมัติ
Date	แสดงข้อมูลแบบ วัน เดือน ปี โดยสามารถแสดงแบบย่อและแบบเต็ม
Time	แสดงเวลาในรูปแบบต่างๆ
Percentage	ข้อมูลที่แสดงเป็นเปอร์เซ็นต์
Fraction	แสดงข้อมูลเลขรูปแบบทางวิทยาศาสตร์
Text	แสดงข้อมูลเป็นตัวอักษร ถึงแม้จะใส่ตัวเลขเต็มก็ตาม
Spacial	เป็นการแสดงข้อมูลลักษณะพิเศษมักใช้กับฐานข้อมูลเช่น เบอร์โทรศัพท์ รหัสประจำตัวรหัสไปรษณีย์ เป็นต้น โดยสามรถกรอกข้อมูลตัวเลข ที่ทำด้วยเลข 0 ได้
Custom	ข้อมูลพิเศษที่สามารถกำหนดเพิ่มเติมได้

3.1.2 ขั้นตอนการปรับแต่งเซลล์

      ขั้นตอนในการปรับแต่งข้อมูลให้มีความเหมาะสมกับความต้องการ มีดังนี้

1. แดร็กเมาส์เลือกเซลล์ที่ต้องการปรบแต่งข้อมูล

2. คลิกแท็บ Home

3. คลิกเลือก Format Cells(จัดรูปแบบเซลล์) หรือปุ่ม ดังภาพที่ 3.1

3 คลิกเลือก Format Cells (จัดรูปแบบเซลล์)

(1) รูปแบบตัวเลข (Number)

     เมื่อเลือก Format Cells (จัดรูปแบบเซลล์) จากนั้นมีขั้นตอนดังนี้

1) คลิกแท็บ Number เลือกช่อง Category คลิกเลือก Currency

2) คลิกเลือก Decimal placec (ตำแหน่งทศนิยม) ตามที่ต้องการและทำงานเลือกรูปแบบสกุลเงิน

3) คลิกปุ่ม OK ดังภาพที่ 3.2

ในขั้นตอนที่ 4-5 เมื่อคลิกแท็บ Number จะเป็นการจัดรูปแบบชนิดต่างๆ ของข้อมูล เช่น รูปแบบวัน เดือน ปี เปอร์เซ็น สกุลเงิน ข้อความพิเศษ เป็นต้น การจัดรูปแบบอื่นนั้นเป็นตัวเลขที่ไม่ใช้ในคำนวณ กรณีถ้าต้องการกรอกข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ เลขบัตรประจำตัวประชาชน ควรเลือกรูปแบบตัวเลขชนิดพิเศษ ดังภาพที่ 3.3

2) รูปแบบการจัดวางข้อความ (Alignment)

  เมื่อเลือก Format Cells (จัดรูปแบบเซลล์)

1) คลิกแท็บ Alignment เลือกช่อง Text control

2) คลิกเลือก Wrap text (ตัดข้อความ) หรือเลือกรูปแบบอื่น

3) คลิกปุ่ม OK ดังภาพที่ 3.4

3.2 การสร้างแบบฟอร์มทางบัญชี

       กิจการที่ใช้โปรแกรม Microsoft Excel นั้น สามารถใช้โปรแกรมในการจัดทำเอกสารการค้าและแบบฟอร์มทางบัญชี

ซึ่งถูกต้องตามหลักบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป ซึ่งในการตีเส้นขอบให้คลิกแท็บ Home คลิกเลือก หรือคลิกเม้าส์ขวาเลือก

 Format Cell เลือกแท็บ Border โดยมีขั้นตอนในการตีกรอบตารางแบบฟอร์มต่างๆ ดังภาพที่ 3.5

1. แดร็กเมาส์เลือกเซลล์ตารางที่ต้องการปรับแต่ง

2. คลิกลูกศรที่ปุ่ม Borders (เส้นขอบ)

3. คลิกเลือก More Borders(เส้นขอบอื่น)

4. คลิกเลือก Line Style (รูปแบบเส้น) ว่าจะตีเส้นคู่ เส้นเดี่ยว หรือเส้นประ

5. เมื่อเลือกเส้รตีแล้ว ให้นำเมาส์มาคลิกตามกรอบ Diagram หรือคลิกที่ปุ่ม Button ที่ต้องการ

6. คลิกปุ่ม OK

3.3 การใช้สูตรคำควณ

      โปรแกรม Miceosoft Excel ใช้ในการคำนวณและทำการเชื่อมโยงข้อมูล (Link) ได้ในชีตเดียวกัน ระหว่างชีตหรือระหว่างไฟล์ หลักการทำงานที่สำคัญคือ ทุกชีต ทุกไฟล์ที่ถูกเปิดขึ้นมาใช้งานพร้อมกัน ไม่ว่ากี่ชีต กี่ไฟล์จะถือเสมือนว่าเป็นเซลล์ที่อยู่ในหน้าเดียวกัน เพียงตาถูกแบ่งออกเป็นต่างชีตหรือต่างไฟล์

3.3.1 สูตรคำนวณแบบ Formula เป็นสูตรคำนวณอย่างง่ายไม่ซับซ้อนโดยใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ เช่น +(บวก)

-(ลบ) *(คูณ) /(หาร) และ ^(ยกกำลัง) สูตรคำนวณขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย = เสมอ ตามด้วยค่าตัวแปร 2 หรือมากกว่าสองตัวแปร แต่ละตัวถูกคั่นด้วยตัวดำเนินการซึ่งอาจจะป็นค่าคงที่ ข้อความตำแหน่งเซลล์ ชื่อเซลล์หรือฟังก์ชั่นก็ได้ โดยใช้ตัวดำเนินการมาประมวลผลให้ได้ผลบนเซลล์ที่เลือกไว้

ตัวอย่าง =4*20 หมายถึง นำ 4 ไปคูณกับ 20

             =A2*B2 หมายถึง นำค่าตัวเลขที่เก็บในเซลล์ A2 ไปคูณกับค่าตัวเลขในเซลล์

3.3.2 สูตรคำนวณแบบ Function  การสร้าสูตรคำนวณด้วยฟังก์ชั่นในการคำนวณต่างๆที่ได้ออกเเบบเเละติดตั้งมาในโปรเเกรม  Excel เรียบร้อยเเล้ว

3.3.3 องค์ประกอบภายในสูตรคำนวณ

1. ตัวควบคุม คือ เครื่องหมาย ( ) ใช้จัดลำดับก่อนหลังของการดำเนินการ

2. ตัวดำเนินการ คือ คือเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์เพื่อใช้ในการคำนวณ เช่น+ (บวก)

   - (ลบ) *(คุณ) / (หาร) และ ^(ยกกำลัง) ดังภาพที่ 3.18-3.21

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
%	เปอร์เซนต์	5%
^	เลขยกกำลัง	4^3(หรือ4*4*4)
*	การคูณ	2*5
/	การหาร	10/2
+	การบวก	12+5
-	การลบ	5-3

ตารางที่ 3.3 ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operators) 

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
=	เท่ากับ	A1=C1
>	มากกว่า	A1>C1
<	น้อยกว่า	A1<C1
≥	มากกว่าหรือเท่ากับ	A1≥B1
≤	น้อยกว่าหรือเท่ากับ	A1≤B1
<>	ไม่เท่ากับ	A1<> B1

ตารางที่ 3.4  ตัวดำเนินการข้อความ ()

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
&	เชื่อมหรือคำนำ  2 คำ  มาต่อกันทำให้เกิด ค่าข้อความต่อเนื่องที่เป็นข้อเดียว	“การบัญชีกับ & “คอมพิวเตอร์ ผลลัพธ์เป็นการบัญชีกับคอมพิวเตอร์

  

       ภาพที่ 3.20  เเสดงตัวอย่างการคำนวณ โดยใช้ตัวดำเนินการการข้อความ

เครื่องหมาย	ความหมาย	ตัวอย่าง
:     (โคลอน)	ตัวดำการช่วง โดยอ้างอิงเป็นช่วงระหว่างจุด อ้างอิงที่หนึ่งกับจุดอ้างอิงที่สอง	B1:B5
, (จุลภาค)	ตัวดำเนินการส่วนร่วม ซึ่งเป็นตัวรวมการอ้างอิงหลายๆชุดเข้าด้วยกัน	SUB(B1:B5,C1:C5)
(ช่องว่างเดียว)	ตัวดำเนินการส่วนร่วม ซึ่งเป็นตัวสร้างการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มีอยู่ในช่วงการอ้างอิงทั้งสองชุด	SUB(B1:B5 A5:D8) ในตัวอย่างนี้ B5 , B6 และ B7 อยู่ในช่วงของทั้งสอง

3.4 การเชื่อมโยงข้อมูล

3.4.1 การเชื่อมโยงข้อมูลกับสมุดงานเเบบย้อนปลายทางกลับไปหาต้นทาง

      1 คลิกที่ Sheet1 ของไฟล์ Carcatalog  ที่ต้องการหาผลลัพธ์ในการคำนวณ คลิกเลือกเซลล์

          ที่จะใส่สูตร  เเละพิมพ์เครื่องหมาย=

      2 คลิกที่ Sheet CarPrice ของไฟล์เดียวกัน แล้วคลิกเลือกเซลล์ที่จะนำมาใส่สูตร

      3 คลิกที่หน้าต่างไฟล์ Worksheet อื่นที่ต้องการอ้างอิงมาใช้ในสูตร เช่น CarList (ต้องเปิดรอไว้ก่อน)

      4 คลิกที่ Worksheet ราคารถใหม่ของไฟล์ CarList แล้วคลิกเลือกเซลล์ที่จะนำมาใช้ในสูตร

      5 คลิกที่ Enter เพื่อจบสูตร แล้วได้ผลลัพธ์จากการคำนวณ

3.4.2 ข้อควรระวัังในการรักษาสูตร Link

      1 ต้องเปิดไฟล์ทุกไฟล์ที่ Link กันเสมอเพื่อให้ Excel จัดการแก้ไขสูตร Link ที่เซลล์ปลายทาง

      2 ต้องบันทึกไฟล์ต้นททางก่อนไฟล์ปลายทาง เพื่อให้ส่วนของสูตรในไฟล์ปลายทางส่วนที่เป็นชื่อไฟล์หรือชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ต้นทางถูกแก้ไขตามชื่อไฟล์ต้นทางใหม่หรือชื่อโฟลเดอร์ใหม่ ไม่ได้เปลี่ยนชื่อไฟล์หรือย้ายโฟลเดอร์จะทำการบันทึกไฟล์ใดก่อนก็ได้