หน่วยที่ 2 ความรู้พื้นฐานการใช้โปรแกรมตารางงาน

 บทที่ 2 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel)

สาระสำคัญประจำหน่วย

      โปรแกรมตารางงาน คือโปรแกรมประเภทสเปรทชีต ซึ่งโปรแกรมที่นิยมใช้กันคือทัวไปคือ  โปรแกรม Microsoft Excel เพื่อทําการสร้างเวิร์กชีตต่าง ๆ ขึ้นมาใช้งานนั้น เรามีความจําเป็ นต้องรู้ถึง วิธีการเรียกใช้งานโปรแกรม ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม การทํางานกับเวิร์กบุ๊ก และเวิร์กชีต การใช้งานเมนูและแถบเครื่องมือ ตลอดจนการออกจาก โปรแกรม Microsoft Excel อย่างถูกวิธี ทํา ให้ผู้ใช้งาน สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1.  ลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Excel
        โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spread Sheet) หรือตารางคำนวณ อิเล็กทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการทำงานเกี่ยวกับการคำนวณข้อมูล แสดง ข้อมูลในลักษณะเป็นคอลัมน์ หรือเป็นช่องตาราง ซึ่งเราสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยส่วนมาก มักจะเป็นตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมที่แบ่งออกเป็นช่องเล็ก ๆ มากมาย เรียกว่า เซลล์ (Cell) พร้อม ทั้งสามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่
โปรแกรม Excel ช่วยให้เราคำนวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ ตั้งแต่คณิตศาสตร์ขั้น พื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และเรายังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย
โปรแกรม Excel มีประโยชน์กับผู้คนแทบทุกสาขาอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นบัญชี ซึ่ง สามารถนำ Excel มาช่วยคำนวณรายรับรายจ่ายและงบการเงินได้ นักวิเคราะห์การตลาด ที่จะนำ Excel มาช่วยในการสรุปข้อมูลแบบสอบถามจำนวนมาก ๆ วิศวกรที่สามารถนำข้อมูลจากการ ทดลองมาให้ Excel สร้างเป็นแผนภูมิลงในรายงานของตนเองได้ง่าย ๆ นักวางแผนสามารถทดลอง ได้ว่าจะเกิดเหตุการณ์อะไรถ้าตัวแปรบางตัวเปลี่ยนไป แม้กระทั่งครูอาจารย์ก็ยังสามารถคำนวณ เกรดของนักศึกษาได้ด้วย และนอกจากที่กล่าวแล้ว Excel ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้กับงานอื่น ๆ ได้ อีกมากมาย

2.  คุณสมบัติของโปรแกรม Excel

โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้

·         สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ 

จัดรูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่น การกำหนดสีพื้น การใส่แรเงา การกำหนดลักษณะและสีของ
เส้นตาราง การจัดวางตำแหน่งของตัวอักษร การกำหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เป็นต้น 

·         อำนวยความสะดวกในด้านการคำนวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข 

และยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจำนวนมาก การหา
ค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น 

·         สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบ

ข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line
Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ

·         มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ

ทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย
เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ
ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที 

·         มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล โดยโปรแกรมจะต้องมี 

ความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล เพื่อทำการแก้ไขหรือทำการแทนที่ข้อมูลได้สะดวก
และรวดเร็ว

  การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel

        1.  คลิกที่ปุ่ม Start

        2.  เลื่อนเมาส์ไปชี้คำสั่ง All program   

        3.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office

        4.  เลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft office Excel คลิก

          

ส่วนประกอบของโปรแกรม

          

        - ปุ่ม  เรียกว่า “Office Button” แสดงเมนูที่ใช้จัดการไฟล์ทั่วไป เช่น New, Open, Save as, Print และ Publish เป็นต้น 

        - Quick Access Toolbar แสดงปุ่มคำสั่งที่ใช้บ่อยๆ โดยค่าเริ่มต้นจะแสดงเครื่องมือ  Save,Undo ,และ Redo ซึ่งเรา

สามารถกาหนดเครื่องมือในส่วนนี้เองได้

        - Title bar แสดงชื่อเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยู่และชื่อโปรแกรม ในที่นี้คือ Microsoft Excel

        - Ribbon เป็นกลุ่มคาสั่งที่เก็บเครื่องมือออกเป็นหมวดหมู่ โดยแสดงเป็นแท็บ แทนที่การเรียกใช้เมนูคาสั่งต่างๆในเวอร์ชั่นก่อนๆ

        - Contextual tabs เป็นแท็บพิเศษที่จะแสดงเมื่อใส่ออบเจ็คลงในเวิร์กชีต เช่น เมื่อแทรก Word Art โปรแกรมจะแสดงDrawing Tool ด้านบนและมีแท็บ Format ที่ใช้สาหรับตั้งค่า  Word Art แสดงอยู่ด้านล่าง
        - Worksheet เป็นแผ่นงานมีลักษณะเป็นตาราง สาหรับพิมพ์ข้อความ หรือตัวเลข โดยค่าที่ตั้งไว้เมื่อเข้าใช้โปรแกรมจะมี 3 sheet คือ sheet1, sheet2 และ sheet3 สามารถเพิ่มจำนวน

            เวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊คได้ตามต้องการ

       - View Shortcuts ใช้ดูมุมมองเอกสาร โดยจะแสดงมุมมองของเอกสารในลักษณะต่างๆ

       - Zoom และ Zoom Slider เป็นเครื่องมือย่อ-ขยายหน้าจอ โดยเลือกขนาดตามเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการย่อ-ขยาย หรือเลื่อนสไลเดอร์ที่เครื่องมือ Zoom Slider ตามความต้องการ

    การออกจากโปรแกรม Microsoft Excel

        1. เลือกเมนู File (แฟ้ม)

        2 เลือก Exit (จบการทำงาน)

        หรือกดปุ่ม  ที่มุมบนขวาจอภาพ

                  

  1.3 การเรียกใช้งานโปรแกรม ไมโครซอฟท์เอกซ์เซล2007 การเรียกใชง้านหรือเขา้สู่โปรแกรมมีวิธีปฏิบัติได้หลายวิธีดังนี้

   1.3.1 การเรียกใช้งานโปรแกรม โดยการคลิกปุ่ม Start มีขั้น ตอนดังนี้

      1) คลิกปุ่ม Start คลิกเลือก Program

      2) คลิกเลือก Microsoft Office 

      3) คลิกเลือก Microsoft Excel 2007

พบแท็บ Home เป็นแท็บแรกเสมอ  ดังนี้ภาพที่ 2.3

2.3.2 Insert (แทรก) เป็นแท็บที่ใช้สำหรับแท็บอ็อบเจ็กต์หรือองค์ประกอบต่างๆ  ลงไปบนชีตงานเพื่อใช้อ้างอิงประกอบข้อมูลให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น  รวมถึงการเพิ่มความสวยงามด้วย  เช่น  กราฟ รูปภาพ อักษรศิลป์  หัวกระดาษท้ายกระดาษ  สัญลักษณ์ต่างๆ เป็นต้น ดังภาพที่ 2.4

2.3.3 Page Layout (เค้าโครงหน้ากระดาษ) เป็นแท็บที่ใช้ปรับแต่ง  กำหนดขนาด ชุดสี ตลอดจนจัดเรียงสิ่งต่างๆบนหน้าชีตงานให้เป็นไปตามความต้องการ เช่น สีหรือแบบตัวอักษร  การตั่งค่าหน้ากระดาษ  พื้นหลังสมุดงาน เป็นต้น ดังภาพที่ 2.5

2.3.4 Formulas (สูตร) เป็นแท็บหลักที่ใช้สำหรับใส่สูตรคำนวณและฟังชั่นก์สำเร็จรูปต่างๆ ลงในเซลล์ โดยแยกประเภทตามการใช้งาน เช่นฟังชั่นก์การเงิน  ฟังชั่นก์เกี่ยวกับข้อความ และฟังชั่นก์คณิตศาสตร์ เป็นต้น ดังภาพที่ 2.6

2.3.5 Data (ข้อมูล)ใช้สำหรับติดต่อข้อมูลกับภายนอกโปรแกรม  และทำงานกับข้อมูลที่มีจำนวนมาก  เพื่อให้มีความคล่องตัวในการใช้งานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น เช่น การเรียงข้อมูลการกรองข้อมูลการจัดกลุ่มข้อมูลแหล่งข้อมูลอื่นๆ เป็นต้น ดังภาพที่ 2.7

2.3.6 Review (ตรวจทาน)เป็นแท็บที่รวบรวมประโปชน์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกัน ซึ่งประกอบด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด การแปลภาษา การแท็กข้อคิดเห็น  และการป้องกันความปลอดภัยของชีตงาน ดังภาพที่ 2.8

2.3.7 View (มุมมอง)ใช้ปรับเปลี่ยนมุมมองของชีตงานแบบต่างๆ ให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานในขณะนั้น เช่น การย่อ ขยาย การจัดเรียงหน้าต่างงาน การแยก การซ่อนแผ่นงานหรือสมุดงานเป็นต้น ดังภาพที่ 2.9

2.4 การทำงานของโปรแกรม Microsoft Excel 2010

ปุ่ม Office Button เป็นปุ่มรวบรวมคำสั่งพื้นฐาน เช่น การสร้างสมุดงานใหม่ การบันทึกแฟ้มสมุดงาน การเปิด ปิดแฟ้มสมุดงาน การพิมงานพ์ การปรับค่าต่างๆ ใน Excel ดังภาพที่ 2.10

2.4.1 การสร้างสมุดงานใหม่

      เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาทำงาน  โปรแกรมจะสร้างสมุดงานขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ โดยตั้งชื่อว่า Book1 หรือ สมุดงาน1 จะมีแผ่นงานอยู่ภายใน จำนวน 3 แผ่นงาน สามารถทำงานกับสมุดงานดังกล่าว แต่หากต้องการสร้างสมุดงานใหม่ ให้คลิกแท็บเครื่องมือด่วน (Quick Access)เลือก

         1.คลิกที่ปุ่ม Offce Button

         2.เลือกคำสั่ง New (สร้าง)

         3.เลือก Blank Workbook (สมุดงานเปล่า) ตามขั้นตอนดังภาพ 2.11

2.4.2 การเปิดแฟ้มสมุดงาน

    หากต้องการเปิดแฟ้มสมุดงานเพื่อทำการแก้ไขหรือป้อนข้อมูลเพิ่มเติม สามารถทำได้โดย

1.คลิกที่ปุ่ม Offce Button

2.เลือกคำสั่ง Open (เปิด)

3.เลือกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์เอกสารในช่องมองหาใน (look in)

4.คลิกเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ

5.คลิกปุ่ม Open (เปิด) ตามขั้นตอน ดังภาพที่ 2.12

2.4.3 การบันทึกแฟ้มสมุดงาน

 เมื่อทำการพิมพ์ข้อมูลต่างๆและต้องการเก็บไฟล์ข้อมูลให้

1.คลิกที่ปุ่ม Office Button

2.เลือกคำสั่งบันทึก (Save) หรือบันทึกแฟ้มเป็น (Save As) บันทึกข้อมูลเป็น Excel 2003 จะมีนามสกุลเป็น.xls หรือ Excel 2007และ Excel 2010 จะมีนามสกุลเป็น .xlsx

3.เลือกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ บันทึกแฟ้มในช่องบันทึกใน (Save in)

4.พิมพ์ชื่อแฟ้มสมุดงานใช่องที่แฟ้ม (File Name) ซึ่งในการตั้งชื่อแฟ้ม สามารถตั้งชื่อได้ยาวที่สุด 255 ตัว

5.คลิกปุ่มบันทึก (Save) ตามขั้นตอน ที่ 2.13

2.4.4 การปิดแฟ้มสมุดงาน

    หากไม่จำเป็นต้องใช้งานกับแฟ้มสมุดงานนั้นอีก ควรปิดแฟ้มเพื่อให้พื้นที่ในหน่วยความจำว่าง จะได้ใช้งานกับงานอื่นๆได้เพิ่มมากขึ้น การปิดแฟ้มสมุดงานทำได้โดย

1.คลิกที่ปุ่ม Office Button

2.เลือกคำสั่งปิด (Close) ตามขั้นตอนดังภาพ ที่2.14

2.4.5 การจักเตรียม

     การกำหนดรหัสผ่านในการใช้งานเอกสารในสมุดงาน เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าใช้งานโดย

1.คลิกที่ปุ่ม Office Button

2.เลือกคำสั่ง Protect Workbook (จัดเตรียม)

3.เลือก Encrypt With Password (เข้ารหัสลับเอกสาร)จะปรากฏกรอบข้อความ Encrypt Document

4.พิมพ์ Password (เข้ารหัสผ่าน) ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม OK

5.ทำการ Reenter Password (ยืนยันรหัสผ่าน) อีกครั้ง แล้วคลิกปุ่ม OK หากต้องการยกเลิก ให้เข้าไปลบรหัสผ่านแล้วคลิกปุ่ม OK ดังภาพที่ 2.15

2.4.6 การจัดการแผ่นงาน

   เมื่อเปิดสมุดงานขึ้นมาจะมีแผ่นงาน (Sheet) อยู่ภายในซึ่งสามารถทำงานและจัดการกับแผ่นงาน (Sheet) ได้ดังนี้

1.การเลือกแผ่นงาน  ถ้าภายในสมุดงานมีแผ่นงานอยู่หลายแผ่นงาน เมื่อต้องกาทำงานกับแผ่นงานใดจะต้องทำการเลือกแผ่นงานนั้นก่อน  หากต้องการเลือกหลายๆแผ่นงานที่ไม่ติดกัน ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกแผ่นงานที่ต้องการ

2.การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน หากผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนชื่อแผ่นงานใหม่  ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ป้ายชื่อแผ่นงาน  หรือใช้ขั้นตอน

      1.คลิกขวาที่ป้ายชื่อแผ่นงานที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ

      2.เลือก Rename (เปลี่ยนชื่อ) จะปรากฏแถบสีดำ พิมพ์ชื่อใหม่แทนที่ได้ทันที เช่น Sheet 3 เปลี่ยนชื่อเป็น ใบกำกับภาษี เป็นต้น ดังภาพที่ 2.16

3.การแทรกแผ่นงาน  หากต้องการเพิ่มแผ่นงานให้เลื่อนเมาส์ไปยังตำแหน่ง Sheet Tab ที่ต้องการแทรก

          1.คลิกเมาส์ขวา 1 ครั้ง ตรงที่ต้องการแทรกชีต

          2.เลือก Insert (แทรก)เลือก Worksheet(แผ่นงาน) หรือคลิกเมาส์ที่แผ่นงานสุดท้าย ดังภาพที่ 2.17

4) การย้ายและการตัดคัดลอกแผ่นงาน

1. การย้ายแผ่นงานได้แก่ การย้ายแผ่นงานในสมุดงานเดียวกันที่ต้องการย้ายงาน

2.ลากเมาส์ย้ายแผ่นงานไปตำแหน่งที่ต้องการ

3.ปล่อยเมาส์ที่ค้างในตำแหน่งที่ต้องการตามขั้นตอน ดังภาพที่ 2.18

(2) การคัดลอกแผ่นงาน  ได้แก่ การคัดลอกแผ่นงานายในสมุดงาน เดียวกันและคัดลอกแผ่นงานข้ามสมุดงาน โดยคลิกเลือกแผ่นงานที่ต้องการคัดลอก

1. คลิกเมาส์ขวาที่ชื่อแผ่นงาน

2. เลือกคำสั่ง Move or Copy

3. เลือกชื่อสมุดงานใหม่  แล้ววางข้อมูลที่คัดลอก

4. คลิกเครื่องหมาย  Create a Copy

5.คลิกปุ่ม  ok ตามขั้นตอน ดังภาพที่ 2.19

5.)การลบแผ่นงาน หากแผ่นงานใดไม่ต้องการใช้งานแล้ว และต้องการลบแผ่นงานนั้นออกจากสมุดงานสามารถทำได้โดยการเลือกแผ่นงานที่ต้องการลบ

1. คลิกเมาส์ขวาชื่อแผนงานที่ต้องการลบ

2.เลือกคำสั่ง Delete (ลบ)

3 คลิกปุ่ม  Delete เพื่อยืนยันการลบ ดังภาพที่ 2.20

6)  การแบ่งหน้าต่างแผ่นงาน การแยกหน้าต่างแผ่นงานออกเป็นส่วนๆ จะช่วยให้สามารถทำงานได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น โดยเฉพาะในการป้อนข้อมูลที่มีจำนวนมาก  การดูข้อมูลที่อยู่ห่างไกลกันอาจทำให้ไม่สะดวกและเสียเวลา  การแยกหน้าต่างออกเป็นส่วนๆ จะช่วยในการเลื่อนตำแหน่งเป็นไปอย่างรวดเร็วโดย

1. นำเมาส์ไปว่างไว้ในเซลล์ที่ต้องการแยก

2. เลือกแท็บ View (มุมมอง)

3. คลิกปุ่ม Split (แยก)

4.จะปรากฎเส้นแบ่งหน้าต่างแผ่นงานเป็น 2 ส่วน ทำตามขั้นตอน ดังภาพ ที่ 2.21

7) การตรึงแนวบนแผ่นงานถ้าข้อมูลในแผ่นงานมีจำนวนมากเมื่อต้องการเพิ่มหรือปรับข้อมูลจะต้อง เลื่อนหน้าจอขึ้นลง หรือเลื่อนไปทางซ้าย หรือขวา ทำให้ไม่สามารถเห็นหัวเรื่องหรือข้อความที่เกี่ยวข้องในเซลล์ที่ต้องการ เช่น  ชื่อบุคคล แผนก ฝ่าย เป็นต้น เพื่อให้ไม่สามารถเห็นข้อมูลส่วนที่จำเป็นจึงแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการตรึงแนวข้อมูลบนแผ่นงาน ทำให้แถวหรือคอลัมน์นั้นไม่ถูกเลื่อนไปด้วยในขณะที่เลื่อนดูข้อมูลอื่นๆ การตรึงแนวมี 2 ลักษณะ คือ

1.การตรึงแถวบนแผ่นงาน

2. การตรึงคอลัมน์บนแผ่นงาน

การตรึงแนวทั้งสองลักษณะมีลำดับขั้นตอนดังนี้

1.นำเมาส์ไปวางไว้ที่แถวหรือคอลัมน์ถัดไป แล้วเลือกตรึงแนว

2. เลือกแท็บ View (มุมมอง)

3.คลิกเลือก Freeze  Panes (ตรึงแนว)

4. ส่วนที่ถูกตรึงจะแสดงข้อมูลอยู่ตลอดเวลา เช่น  ต้องการให้แสดงข้อมูล คอลัมน์ B แถวที่ 5 ต้องนำเมาส์ไปวางไว้ที่ คอลัมน์ C  แถวที่ 6 (C6) ข้อมูลหลังจากตรึงแนวจะแสดงข้อมูล A1-B5

หรือทำตามขั้นตอน ดังภาพที่ 2.22